5 methodes pour ameliorer son organisation de travail

Si vous vous sentez débordée par toutes les tâches que vous avez à faire dans une journée, sur une semaine ou sur un mois, et que vous ne savez pas par où commencer, voici 5 méthodes d’organisation incontournables qui peuvent vous aider à y voir plus clair.

Gagnez immédiatement en efficacité et en productivité en identifiant vos priorités et en planifiant votre temps autrement.

La loi de Pareto

Selon la loi de Pareto, environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. A titre d’exemple, 80 % du CA d’une entreprise est réalisé grâce à 20 % des clients et 80 % des résultats que nous obtenons proviennent de 20 % de notre travail. 

La loi de Pareto est un outil d’analyse qui incite à séparer d’un côté les problèmes vitaux et de l’autre, les problèmes considérés comme secondaires. Pour bien faire, identifiez le problème à analyser, rassemblez toutes les données utiles sur le sujet, classez-les en différentes catégories et faites le point sur l’urgence ou l’importance des tâches à accomplir. 

Représentés sous forme de diagramme, les résultats obtenus permettent de dissocier les missions qui sont chronophages de celles qui ne le sont pas ou moins. Vous pouvez ensuite modifier votre emploi du temps, déléguer des tâches ou organiser votre journée différemment.

La methode SMART

La méthode SMART vise à formuler des objectifs de la manière la plus claire et la plus simple possible afin qu’ils aient le plus de chances d’être atteints. Ces objectifs doivent être :

  • Spécifiques (ou Simples) : des objectifs positifs, clairs et faciles à comprendre. Si un objectif est trop complexe, scindez-le en plusieurs.
  • Mesurables : des objectifs qui peuvent faire l’objet d’une mesure claire. 
  • Atteignables (ou Ambitieux) : des objectifs fixés par étapes et partagés par ceux qui auront à les réaliser.
  • Réalistes : des objectifs qui peuvent être atteints avec les ressources dont vous disposez.
  • Temporels (ou délimités dans le Temps) : une date d’échéance de l’objectif final. 

La technique Pomodoro

Plusieurs études ont montré que rester concentré tout au long de la journée sur plusieurs tâches, sans véritable pause, était contreproductif. L’objectif de la technique Pomodoro est donc de rester totalement concentré sur une seule et unique tâche pendant une session de 25 mn. Puis, de faire une pause de 5mn et de recommencer trois fois, avant d’effectuer une pause plus longue -20 à 30mn- pour récupérer toutes les 4 sessions.

Elle pourra vous être très utile si :

  • vous avez du mal à vous concentrer durablement sur une seule tâche
  • vous vous laissez facilement perturber par des sollicitations et événements extérieurs
  • vous vous trouvez toujours une bonne raison pour repousser à plus tard ce que vous devez faire le jour même
  • vos journées ne vous permettent pas de mener à bien toutes les tâches prévues.
coaching méthode Pomodoro

La methode GTD

La méthode GTD (« Getting Things Done ») permet de gagner du temps en résumant votre travail, en l’organisant et en déterminant ce qui mérite votre attention.

Notez toutes vos pensées, projets, idées, choses à faire pour décharger votre esprit. Puis, déterminez individuellement leur nature pour savoir s’ils sont actionnables ou non (autrement dit, si vous savez quelles actions entreprendre pour les effectuer), s’ils sont actionnables immédiatement ou en plusieurs étapes.

Enfin, écartez les tâches non actionnable. Traitez immédiatement celles qui sont actionnables si elles vous prennent moins de 2 minutes, déléguez celles pour lesquelles vous n’êtes pas compétente, et inscrivez les autres dans votre liste des actions à venir selon un calendrier défini.

La matrice d’Einsenhower

La matrice d’Eisenhower (du nom de la stratégie militaire mise en place par le 34e président des Etats-Unis) vise à prioriser les tâches en fonction de deux types de tâches. D’une part, les tâches importantes, c’est-à-dire celles qui vous permettent d’avancer, qui ont un fort impact et une valeur ajoutée sur les autres une fois réalisées. D’autre part, les tâches urgentes, c’est-à-dire celles qui nécessitent votre attention immédiate et dont l’échéance arrive. 

L’idée est alors de classer toutes vos tâches à mener dans 4 catégories distinctes : 1) les tâches importantes et urgentes ; 2) les tâches importantes et non urgentes ; 3) les tâches non importantes et urgentes ; 4) les tâches non importantes et non urgentes.

Le cadrant urgent/important doit être traité en priorité. Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes doivent être mises de côté, voire abandonnées si elles sont inutiles. Les tâches importantes prévalent sur les tâches urgentes. 

J’espère que cet article vous a donné envie de booster votre productivité personnelle et/ou professionnelle !

Coach professionnel, je vous aide à passer à l’action dans tous mes programmes de coaching, lors de séances individuelles et collectives. Si vous souhaitez améliorer votre organisation de travail, mon coaching « propulser son projet professionnel » peut vous intéresser.

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